Strony najczęściej negocjują umowę sprzedaży udziałów w trakcie spotkań, telekonferencji lub za pośrednictwem e-maila. Pracując ze sprzedającymi zauważyliśmy, że mają oni różne preferencje odnośnie medium za pośrednictwem którego prowadzą negocjacje. Jest grupa sprzedających, którzy czują się na negocjacjach jak ryba w wodzie. Są gotowi na konfrontacje i twardą obronę swojego stanowiska. Na przeciwnym biegunie jest grupa sprzedających, którzy na spotkaniach milkną. Niechętnie zajmują głos i nie wdają się w dyskusje, a zadanie negocjowania najlepszych warunków umowy pozostawiają wyłącznie nam, ich prawnikom.

Niejednokrotnie Klienci proszą nas także o poradę, w jaki sposób mają prowadzić negocjacje (na spotkaniach, czy za pośrednictwem e-maila). Każde z tych medium ma wady i zalety.

W trakcie spotkań twarzą w twarz łatwiej uniknąć nieporozumień. Jest to szczególnie istotne w przypadku negocjacji prowadzonych w języku angielskim, który jest językiem obcym dla wszystkich stron negocjacji. Może się zdarzyć, że druga strona nieopatrznie zrozumie negocjowane postanowienie. Łatwiej zauważyć brak zrozumienia oglądając reakcję negocjatorów po drugiej stronie stołu.

Kolejną zaletą spotkań jest to, że zazwyczaj umożliwiają one szybsze osiągnięcie porozumienia. Wynika to z oczekiwania, iż na spotkaniu strony będą podejmować decyzje. Nie po to spotykają się ze sztabem prawników, aby odkładać na później podjęcie decyzji w każdej negocjowanej kwestii. Ta nieuchronność decyzji nie zawsze jest jednak zaletą. Zdarza się, że strony podejmują decyzje pod wpływem emocji i później nie są z niej zadowolone. Dużą rolę odgrywają tu prawnicy. Dobrzy doradcy powinni czuwać nad zachowaniem swojego klienta. Gdy tylko zauważą, że uzgodnienia przybierają kierunek dla niego niekorzystny powinni poprosić o przerwę. W jej trakcie omówić zaś konsekwencje decyzji, które mają zapaść.

Jeżeli nasz Klient działa impulsywnie, to poważnie rozważamy negocjowanie umowy za pośrednictwem poczty e-mail. Ten sposób negocjowania umów odpowiada także klientom, którzy chcą mieć większą kontrolę nad procesem negocjacji, a jednocześnie nie zależy im tak bardzo na czasie w którym transakcja powinna dojść do skutku. Minusem negocjacji za pośrednictwem poczty email jest to, że z reguły są one dużo dłuższe. W trakcie spotkań twarzą w twarz łatwiej wypracować rozwiązania, które są możliwe do zaakceptowania przez obydwie strony. Nawet jeśli strony nie są w stanie od razu rozwiązać spornych kwestii na spotkaniu, mają szansę na dokładne i szybkie poznanie powodów dla których pozostają przy swoich stanowiskach. Uzgadnianie umowy za pośrednictwem poczty e-mail kończy się często długotrwałą wymianą wielu różnych wersji umowy.

W praktyce najczęściej negocjacje odbywają się i za pośrednictwem poczty e-mail i w trakcie spotkań twarzą w twarz. W naszej ocenie warto spotykać się na etapie, gdy jak najwięcej kwestii zostało ustalonych wcześniej za pośrednictwem poczty e-mail. Dzięki temu agenda spotkania ogranicza się do tych kwestii, w których nie osiągnięto dotychczas porozumienia. To gwarantuje najbardziej efektywne wykorzystanie czasu stron. Po co bowiem tracić czas na omawianie postanowień, które mogą być uzgodnione bezpośrednio przez prawników.